KÁRDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA

 

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar procedimientos de rutina que permitan controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un Kárdex.

El kárdex está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.

Cada tarjeta kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías no fabricadas por la empresa, donde la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

 

DESCRIPCIÓN DE UNA TARJETA DE KÁRDEX

 

ENCABEZAMIENTO: la empresa puede consignar los siguientes datos: Razón social, nombre de la cuenta principal “inventario de mercancías”, el método seleccionado para fijar el costo, nombre del artículo (subcuenta) con la referencia y el código.

 

FECHA: día, mes y año en que se efectúa la transacción por registrar.

 

DETALLE: descripción del movimiento que se registra de acuerdo con el soporte de compra, venta, devolución en compra o devolución en venta.

 

COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD (C.D.): número del comprobante del cual se traslada los movimientos.

 

ENTRADAS: En esta columna se registran las compras y las devoluciones en compras de mercancías y se divide en dos columnas para registrar la cantidad y costo total de los artículos comprados. Las entradas se registran con los datos tomados de las facturas de compra liquidadas con el factor de costo. Las devoluciones en compras se registran entre paréntesis, porque representan disminución de la compra o entrada. Al final del periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo, este es: INVENTARIO INICIAL + COMPRAS - DEVOLUCIONES EN COMPRAS

 

SALIDAS: Esta columna está igualmente dividida en dos columnas para registrar la cantidad y costo de la mercancía vendida. Las devoluciones en ventas se registraran a precio de costo, entre paréntesis, porque representan una disminución de las ventas o salidas. Al final del periodo esta columna informa el costo total de mercancía vendida.

 

SALDOS: en esta columna se registra la cantidad y costo de las mercancías en existencia. Los saldes se determinan así: Las compras se suman al saldo anterior, las ventas se restan del saldo anterior, las devoluciones en compras se restan del saldo anterior y las devoluciones en ventas se suman al saldo anterior.

 

COSTO UNITARIO: Como su nombre lo dice, en esta columna se registra el valor de costo por unidad de la mercancía en existencia. Para calcular el costo unitario, en cada renglón, después de registrar las entradas o las salidas y los saldos, se divide el costo total por la cantidad total de la columna de los saldos,

 

 

El costo unitario se utiliza para registrar el costo de ventas en la columna de salidas, multiplicando la cantidad vendida por el costo unitario de las mercancías en existencia . al final de cada período, se utiliza también para liquidar el inventario final de mercancías.

 

LOCALIZACIÓN: al pie de cada tarjeta se registra la ubicación de la mercancía en el almacén o en la bodega, con la cantidad mínima y máxima requerida.

 

PROVEEDOR: Nombre o razón social, ciudad y teléfono de la persona o empresa a quien se le compra el artículo.